La gestione documentale e smaterializzazione
dei documenti



   Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all'anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.   

Il testo integrale di questa ricerca è disponibile al seguente indirizzo:
www.infocamere.it/doc/osservatoriowhite.pdf

L'introduzione di un sistema di gestione documentale all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi, gestionali e può essere effettuata in modo del tutto trasparente senza che gli utenti si accorgano di nulla. Offre tutto ciò che gli utenti e le aziende desiderano: la capacità di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche nel contenuto e verifiche integrate nel flusso di lavoro, conservare documenti in formati e versioni diverse ed estrarre automaticamente i relativi metadati (es.: autore, titolo, ed altri metadati personalizzati). I documenti possono inoltre essere taggati, categorizzati, e trasformati automaticamente da e per vari formati (es. da doc a pdf ecc...), così come possono essere parte di un workflow multilivello per la loro pubblicazione in internet/intranet in base a procedure automatiche basate su regole e politiche aziendali già definite.

WEBFORMAT analizza le modalità correnti sulla gestione aziendale dei documenti, e le re-ingegnerizza insieme al personale dell'azienda cliente, al fine di massimizzare l'efficacia dello strumento in relazione alla tipologia di documenti da gestire ed ai processi a cui sono sottoposti. Alfresco è la soluzione proposta, una fra le migliori disponibili sul mercato. Il servizio si completa con una attività formativa eccellente ed un team di supporto molto competente e veloce.

Case history

  • Istituto De Angeli: gestione documentale basata su Alfresco con sviluppo workflow personalizzati per processo revisione e approvazione documenti

  • Getrag: intranet aziendale con funzionalità di Digital Asset Management ottimizzate per la fruizione da tablet e totem disponibili in reparto