Alfresco: implementazione workflow personalizzati

Una delle esigenze principali, di chiunque utilizzi un software di gestione documentale, è quella di fare in modo che lo strumento software adottato sia cucito perfettamente sui flussi documentali/informativi aziendali ed alle relative metodologie di lavoro. Alfresco permette di ottenere flussi di elevata complessità mediante una corretta configurazione di regole ed azioni, è possibile inoltre sviluppare dei workflow custom per soddisfare anche le esigenze più specifiche.

Grazie all'integrazione di un motore di workflow potente e flessibile come jBPM (JBoss Business Process Management), Alfresco può essere esteso con l'introduzione di procedure e flussi personalizzati. Ciò permette l'integrazione all'interno dello strumento di gestione documentale dei propri flussi documentali sostituendoli in toto con dei flussi elettronici.

Il vantaggio alla base dello sviluppo di un workflow custom consiste nella possibilità di replicare fedelmente flussi anche di notevole complessità. Alfresco consente di sviluppare processi combinando le seguenti possibilità:

• flussi paralleli / seriali. E' possibile far eseguire più task da persone diverse e decidere se questi task devono essere eseguiti in parallelo o in sequenza e, nel primo caso, decidere se tutti i task devono essere completati o solo parte di essi.
• interazioni via mail. E' possibile inviare delle notifiche via mail ad ogni cambio di stato. E' inoltre possibile gestire l'intero workflow mediante lo scambio di mail, evitando così agli utenti di accedere al sistema e consentendogli di lavorare direttamente via mail.
• scadenze e operazioni schedulate. E' possibile prevedere delle scadenze per ciascun task e decidere l'evoluzione del flusso qualora il task non venga eseguito entro i termini stabiliti. E' inoltre possibile programmare delle operazioni che vengono svolte ad intervalli regolari.

Ciascuna operazione può inoltre essere arricchita mediante l'introduzione di regole ed azioni che intervengano in maniera automatica sul documento oggetto del workflow.