Vantaggi di Alfresco - Gestione documentale open source stabile e sicura

Alfresco è un software di gestione documentale open-source di livello enterprise. I vantaggi principali nell'utilizzare questo software sono:

• Facilità d'uso e di introduzione: l'utente dispone di un'interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti. Tramite il protocollo CIFS è inoltre possibile gestire i documenti in Alfresco come se si stesse lavorando su una cartella di Windows. Questa modalità di lavoro consente di sostituire il disco di rete condiviso con Alfresco senza modificare le modalità di lavoro degli utenti.
• Disco condiviso avanzato: Alfresco permette di sostituire il classico disco di rete con un repository centralizzato di documenti, organizzato e strutturato in modo totalmente personalizzato
• Gestione delle autorizzazioni: è possibile definire livelli di accesso diversi per i singoli utenti su cartelle ma anche su singoli documenti. Alfresco consente di dare l'accesso in sola lettura, in modifica, permette l'aggiunta di nuovi documenti e/o di cancellare documenti esistenti. Il tutto completamente configurabile
• Integrazione con Microsoft Office: la gestione dei documenti è possibile  direttamente da Word, Excel, Powerpoint e tutti gli altri prodotti della suite Microsoft.
• Regole per l'automatizzazione di processi: il repository di Alfresco permette l'introduzione di regole per l'esecuzione in maniera automatica di processi ricorrenti. Ad esempio è possibile introdurre una regola che, ogni volta che un documento word viene caricato in una data cartella, lo converte in un documento pdf e lo invia ad un gruppo di utenti predefinito. Attraverso queste regole di automatizzazione dei processi, è possibile, ad esempio, attivare dei processi per la gestione della fatturazione attiva e passiva, per l'approvazione di ordini e invio conferme ai fornitori e molto altro ancora.
• Estrazione automatica dei metadati: all'atto del caricamento di un documento o della modifica di un documento esistente, Alfresco è in grado di leggere il documento stesso ed estrarne dei metadati che potranno essere usati per eseguire delle ricerche mirate. Alfresco, inoltre può eseguire ricerche full-text sul contenuto dei documenti.
• Workflow personalizzati: uno dei punti di forza di Alfresco è la possibilità di creare dei workflow di approvazione, revisione, collaborazione, ecc. sui documenti. Non ci sono vincoli o limiti ed è possibile replicare fedelmente il processo aziendale per la pubblicazione di un documento.
• Registrazione degli accessi: Alfresco registra tutte le operazioni che vengono svolte sui documenti e gli accessi agli stessi. In questo modo è sempre possibile risalire all'autore di una modifica o sapere chi ha letto, ed in che data, un determinato documento.
• Gestione ed archiviazione della posta: a partire dalla versione 3.2, Alfresco ha introdotto la funzionalità di server IMAP all'interno del core. E' quindi possibile utilizzare Alfresco come gestore delle mail e per l'archiviazione di tutte le mail aziendali, gestendo di fatto la mail come se si trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, mediante le regole di automatizzazione dei processi, è possibile definire dei filtri per la suddivisione delle mail in base al mittente, alla priorità, all'oggetto, definire dei redirect per inoltrare le mail che soddisfano taluni requisiti e molto altro ancora.

Alfresco permette quindi di trasformare il documento in un servizio.

Alfresco, creato nel 2005 da John Newton, co-fondatore di Documentum e da John Powell, già direttore operativo di Business Objects, è basato sulle tecnologie più innovative al momento disponibili.

A livello tecnologico i vantaggi sono notevoli:

• Indipendente dall’ambiente di sviluppo: può essere integrato e sviluppato mediante Java, .NET, PHP, Javascript e in generale tutti i linguaggi di programmazione
• Indipentente dal sistema operativo: 100% Java portability
• Indipendente dal database: Hibernate-driven database access
• Supporta gli standard internet: JSR-170, OpenSearch, LDAP
• Flessibilità: fornisce un insieme di strumenti di basso e di alto livello con cui operare
• Servizi esposti tramite API multiple:
  • Java
  • Dynamic Scripting (JavaScript)
  • Web Scripts dalla versione 2.x
  • HTTP APIs dalla versione 3.0
• Scalabilità ed espandibilità