La gestione documentale "su misura"

Alfresco è un software per la gestione documentale altamente configurabile e modulare. Ciò significa che è possibile installarlo "out of the box" perfettamente configurato per soddisfare le esigenze più comuni, ma è anche possibile configurarlo in modo completamente personalizzato e soddisfare i requisiti specifici che i vari modelli di business impongono.

La semplice installazione e configurazione dell'applicativo permette da subito di sostituire la cartella di rete con un software di gestione documentale completo e sicuro senza dover imparare nuove modalità di lavoro ma godendo fin da subito di tutti i vantaggi che derivano dall'utilizzo di Alfresco (versioning, auditing delle operazioni, operazioni automatiche di conversione documenti e molto altro ancora).

Esempi di configurazioni personalizzate sono le seguenti:

  • autenticazione via LDAP: è possibile integrare il proprio server LDAP (ad esempio, Active Directory o OpenLDAP) per permettere agli utenti di effettuare l'accesso mediante la propria password di dominio, evitando quindi di dover memorizzare una password diversa. Inoltre, agli utenti verranno associati anche i gruppi/ruoli definiti a livello di server LDAP così da non doverli profilare nuovamente.
  • accesso ai documenti: per fornire un'interfaccia più semplice e familiare, è possibile attivare i servizi di accesso tramite protocollo FTP e/o protocollo CIFS. Questi protocolli forniscono un accesso al repository dei documenti mediante i classici client FTP o un disco remoto di Windows. Il vantaggio è un più immediato e semplice utilizzo ed una più facile introduzione di Alfresco verso gli utenti meno esperti.
  • auditing dei documenti: è possibile attivare la registrazione di tutti gli eventi che si svolgono sui documenti. Vengono quindi registrate tutte le operazioni di modifica, creazione, cancellazione di documenti, cartelle, regole ecc. E' inoltre possibile configurare il sistema di auditing di Alfresco per registrare anche i download dei documenti. In questo modo sarà sempre possibile sapere chi ha letto un certo documento.
  • integrazione di sistemi OCR: attraverso l'integrazione di un software di OCR, è possibile scannerizzare i documenti, estrapolarne il testo contenuto e salvarli direttamente in Alfresco per consentirne la ricerca full-text.
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Installazione Alfresco: requisiti tecnici

L'installazione di Alfresco è possibile su un qualsiasi Application Server in quanto è un sistema basato su tecnologia Java Enterprise Edition. La nostra esperienza ci ha portati ad individuare Tomcat quale application server ottimale.

Di seguito, i requisiti tecnici per l'installazione di Alfresco:

  • Java SE Development Kit 6
  • Un application server quali Tomcat, JBoss o altri
  • Un database (Alfresco viene fornito pre-configurato per MySQL, è comunque possibile installarlo su Oracle, PostgreSQL, MS-SQL e altri DBMS supportati da Hibernate)
  • OpenOffice.org portable (Alfresco usa le librerie OpenOffice portable per la conversione dei documenti tra un formato ed un altro)
  • Flash Player Version 10.x (Alfresco Share richiede Flash Player Version 10.x per l'upload massivo di file e per la preview degli stessi)
  • SWF Tools (Alfresco Share usa l'utility pdf2swf per la preview di file PDF)

Alfresco è indipendente dal sistema operativo e può quindi essere installato ugualmente su Windows, sistemi Unix-based e Mac. E' possibile installare Alfresco su macchine virtuali quali VMware.