Gestione Documentale
Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l'archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.
http://www.infocamere.it/doc/osservatoriowhite.pdf)
L'introduzione di un sistema di gestione documentale all'interno dell'azienda permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi e gestionali.
Alfresco e la Gestione Documentale open-source di livello enterprise
Alfresco è un document management system (software di gestione documentale open-source) di livello enterprise che permette di gestire la digitalizzazione di documenti, l'archiviazione di documenti e file in genere, l'indicizzazione di documenti automatizzata, la gestione di processi di approvazione e revisione e l'integrazione di workflow personalizzati.
L'introduzione di Alfresco può essere fatta in modo completamente trasparente per l'utente finale che potrà continuare a lavorare come se disponesse ancora di un disco di rete condiviso, nel contempo nuove funzionalità saranno a sua disposizione come:
- ricerche semplici, avanzate e full-text
- gestione delle versioni e dello storico delle modifiche
- meccanismi di workflow
- sistema di commenti e discussioni sui documenti
- gestione dei metadati
- politiche di sicurezza per limitare l'accesso e/o le modalità di utilizzo del document
- sistema di regole per l'automatizzazione dei processi
Il risultato nell'utilizzo di Alfresco è un grosso risparmio di tempo e di denaro, documenti difficilmente reperibili possono essere ora trovati con una semplice ricerca full-text, documenti riservati possono essere ora protetti con un semplice click e così via.
